При проведении государственной регистрации прав на недвижимое имущество, нотариус в обязательном порядке проверяет и анализирует правоустанавливающий документ на соответствие требованиям законодательства, а также соответствие данных о недвижимом имуществе.

Правоустанавливающим документом может быть:

1) заключенный в установленном законом порядке договор, предметом которого является недвижимое имущество (договор купли-продажи, мены, дарения и др.);

2) свидетельство о праве на наследство по закону или завещанию;

3) свидетельство о приобретении имущества с публичных торгов (аукционов);

4) свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, выданное государственным регистратором;

5) свидетельство о праве собственности, выданное органом приватизации;

6) свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, выданное органом местного самоуправления или местной госадминистрацией;

7) государственный акт на право собственности на земельный участок;

8) решение суда, вступившее в законную силу;

9) другие документы и их дубликаты.

И здесь возникает вопрос относительно проведения государственной регистрации прав, возникших до 1 января 2013 года. В случае с жилой недвижимостью (квартиры, жилые дома и т.п.) на правоустанавливающем документе в обязательном порядке на обратной стороне должен стоять штамп БТИ (то есть предприятие, которое согласно действующему до 1 января 2013 года законодательству проводило такую ​​регистрацию). Но этого недостаточно и такая запись обязательно должна содержать штамп о перерегистрации в электронном реестре БТИ. В противном случае, электронный государственный реестр прав собственности на недвижимое имущество не содержит запись о такой государственной регистрации права. Итак государственный регистратор-частный нотариус будет рекомендовать заявителю обратиться в органы Государственной регистрации прав с заявлением о регистрации в Государственном реестре прав (Регистрационная служба Главного управления юстиции г. Киева, которая находится по адресу: г. Киев, пр. Воздухофлотский, 76-Г, тел. : 521-95-20). Или существует другой путь — нотариус имеет право отправить запрос в БТИ с целью получения информации (справки и т.п.), необходимой для государственной регистрации в Государственном реестре прав лично.

Пакет минимум для регистрации в Государственном реестре прав на недвижимое имущество:

— заявление о государственной регистрации  установленного образца(при регистрации права общей собственности, если доля совладельца в общей собственности определена, то такой совладелец имеет право подать как самостоятельно заявление о госрегистрации прав относительно своей доли в праве общей собственности, так и совместно с другими совладельцами .

Согласно разъяснениям ДРСУ, изложенным в письме от 22.01.2013 г. № 23-06-15-1 в случае когда совладелец подает заявление о государственной регистрации своей доли, регистрация происходит исключительно части в праве общей долевой собственности с открытием раздела на целый объект.)

— документ, удостоверяющий личность (паспорт, дипломатический паспорт  идентификационный код);

— в случае если действует представитель — доверенность — паспорт и идентификационный код представителя. По этому поводу хотелось бы отметить, что в случае если стороной сделки выступает представитель соответствии с требованиями Постановления КМУ № 703 «Об утверждении Порядка государственной регистрации прав на недвижимое имущество и их отягощений и Порядка предоставления информации из Государственного реестра прав на недвижимое имущество» от 22 июня 2011 года,  представителем дополнительно предоставляется копия паспорта и идентификационный код собственника недвижимого имущества, но нотариусу нужно убедиться в подлинности этих копий, в таком случае копия паспорта и налогового номера владельца должны быть заверены нотариально. Когда нотариус отказывается делать копию паспорта, советуем подшивать такую ​​копию паспорта и налогового номера к доверенности, при условии, что такая доверенность и копии будут подшиты, скреплены печатью с указанием количества страниц.

— и конечно правоустанавливающий документ на недвижимость.

P.S. В случае если заявителем выступает юридическое лицо, кроме документов, удостоверяющих личность представителя обязательно подается Извлечение из единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц-предпринимателей по состоянию на дату подачи заявления.

Пакет максимум для регистрации в Государственном реестре прав на недвижимое имущество.

Кроме пунктов, предусмотренных в предыдущем абзаце нотариусу дополнительно представляются:

— технический паспорт;

— экспертная денежная оценка недвижимого имущества;

— извлечение о регистрации БТИ, выданное до 1 января 2013 года, в соответствии с законодательством, действовавшим на тот момент (если имеет место);

— справка ЖЭКа форма № 3;

и другие документы, которые могут потребоваться дополнительно для достоверности и надежности совершения нотариального действия.